Världen är full av promemorior som antingen inte blivit lästa eller där budskapet inte gått fram. Varför är det så? Den främsta orsaken är sannolikt att författaren inte tänkt igenom vilka läsarna är. Vad har läsaren för kunskap i ämnet? Är promemorian enbart att betrakta som information eller är den ett beslutsunderlag?
Hur man skriver ett pm
De flesta läsare av pm har begränsat tålamod. Om du skriver ett pm som är fullt av detaljer orkar många inte traggla sig igenom dokumentet. De vill ha en kort sammanfattning. Det är oftast klokt att ha denna sammanfattning som ett första stycke. Om du skriver ett beslutsunderlag, bör ingressen ange vilka beslut du föreslår. Sedan är det upp till läsarna att sätta sig in i detaljerna i ditt pm. Så hur skriver man ett pm?
Hur skriver man ett bra pm?
Det är självklart att läsarna måste förstå ditt pm. Ge en klar och tydlig bakgrundsbeskrivning. Briljera inte med egen detaljkunskap i ett komplicerat ämne, om detta inte behövs för att få fram ett beslut. En sådan uppvisning retar bara läsarna. Representerar läsarna olika professioner som teknik, ekonomi, administration med mera? Försök hitta ett språk med termer som alla deltagare känner sig förtrogna med.
Hur man skriver ett pm – svenska?
I företag fanns tidigare sekreterare med kunskaper i språk. En av deras uppgifter var att tydliggöra chefens pm rent språkmässigt. Med dagens teknik författar du kanske som chef ofta själv dina pm på en persondator. Sådana pm kan bli katastrofala. Du kan vara en skicklig och bra chef utan att nödvändigtvis vara bra på att författa pm. Ta hjälp med uppställningar, uppdelning i stycken och inte minst språket. Om du tar hjälp med hur man skriver ett bra pm, får du igenom dina förslag till beslut.